Zijn alle kantoortuinen killing voor de samenwerking?

Krantenkoppen na een nieuwe Harvard studie verklaren kantoortuinen tot ‘moordenaar voor de samenwerking’. Maar dat hoeft niet zo te zijn.

De meest recente onderzoeksresultaten laten zien dat toen kantoren overgingen van afgeschermde ruimtes naar open kantoortuinen zonder afscherming, de directe ‘face-to-face’ samenwerking drastisch afnam. In plaats van met elkaar te praten gingen mensen veel vaker e-mail en instant messaging gebruiken.

De resultaten van het onderzoek gaven aanleiding tot krantenkoppen die kantoortuinen bestemden als ‘moordenaar voor samenwerking’ en ‘de stomste managementgril allertijden.’ Dus wat nu? Moet iedereen terug naar het werken in privékantoortjes?

Een nadere beschouwing van het onderzoek laat zien dat de onderzoekers mensen hebben gevolgd toen zij van de hun toegewezen kantoorhokken naar de hun toegewezen werkplekken in een open kantoortuin overgingen. In de nieuwe omgeving waren alle elementen van privacy verwijderd.

De onderzoekers maakten gebruik van draagbare technologie om te observeren hoe mensen met elkaar omgingen. De nieuwe ruimte was een eentonige poging om mensen bij elkaar te brengen. Maar in plaats van de samenwerking te bevorderen deed deze vorm van een open kantoorruimte precies het tegenovergestelde. De directe fysieke interactie daalde met 70 procent.

“Organisaties zouden ‘hybride’ of flexibele ruimtes moeten overwegen en werkplekken optimaliseren voor het soort werk dat mensen er doen”.

In een interview nadat dit onderzoek gepubliceerd was trok universitair hoofddocent Ethan Bernstein enkele conclusies uit zijn resultaten. Hij stelde voor dat organisaties onder andere ‘hybride of flexibele ruimtes’ binnen de open kantoortuin zouden moeten overwegen en, zo gaf hij aan, zij zouden werkplekken moeten optimaliseren voor het soort werk dat mensen er doen.

In een verslag over het onderzoek schreef Fast Company: “In plaats van een one-size-fits-all aanpak, zoals gebruikelijk is bij een open kantoortuinontwerp, zouden werkomgevingen verschillende opties moeten bieden die het effectief werken van werknemers ondersteunen.” Het idee dat mensen een gevarieerd aanbod aan ruimtes nodig hebben om te voldoen aan hun veranderende behoeften gedurende de werkdag, is iets waar onderzoekers en ontwerpers van Steelcase al jaren voor pleiten.

Het is geen geheim dat mensen vaak hun open kantoorruimtes betreuren – gefrustreerd door een gebrek aan ruimtes om uit te kiezen en aan controle over waar ze hun werk gedaan kunnen krijgen. Maar zo hoeft het niet te zijn!

Dus wat willen mensen van de plaats waar ze werken? Uit een recent onderzoek van Steelcase onder kantoormedewerkers overal ter wereld bleek dat hoewel 77 procent van de mensen een eigen werkplek heeft, de grote meerderheid – 87 procent – elke dag twee tot vier uur op een andere plek werkt.

En verder kijkend toonde het onderzoek aan dat 53 procent van de mensen zegt dat ze de ruimtes die ze nodig hebben niet kunnen vinden. Meer dan de helft (51 procent) zegt dat zij het nodig hebben te kunnen ontsnappen van steeds dezelfde plek tijdens hun dag, of ze nu alleen zijn of met anderen.

De resultaten zijn onthullend. Naast privacy en plaatsen om samen te werken zoeken mensen ook naar informele, inspirerende werkplekken. Ze willen diepere relaties met collega’s opbouwen en daarnaast denkt 43 procent van de ondervraagden dat informele plekken kunnen helpen meer vertrouwen op te bouwen. Goede informele ruimtes bieden uitzicht op de natuur, ondersteunen informele interactie en bieden toegang tot visuele en akoestische privacy.

“Wat nodig is, is een holistische benadering die zorgt voor de integratie van de behoeften van mensen, plaats en technologie”.

Het is duidelijk dat mensen een ecosysteem aan ruimtes nodig hebben die de verschillende soorten werk die ze op een dag doen ondersteunen: plaatsen om samen te werken, te concentreren, te leren, voor sociale activiteiten en om bij te tanken. Door aandacht te schenken aan al deze behoeften kan een kantoortuin plaats bieden aan alle soorten werk dat door mensen wordt uitgevoerd. Wat nodig is, is een holistische benadering die zorgt voor de integratie van de behoeften van mensen, plaats en technologie.

Met de intensiteit van het werk vandaag de dag, verwachten leiders steeds meer van hun mensen. Om op een consistent hoog niveau te werken en te creëren moet men rekening houden met het duurzame welzijn van de mens. Dit vereist:

• Ergonomische ondersteuning en comfort
• Wegnemen van afleiding zodat mensen zich kunnen concentreren en ongestoord kunnen samenwerken
• Inspiratie en de mogelijkheid om bij te kunnen tanken – zorg ervoor dat mensen zich beter voelen wanneer ze vertrekken dan wanneer ze op het werk aankomen

Als het om plaats gaat, hebben mensen een ecosysteem van ruimtes nodig die alle manieren van werken ondersteunen: concentratie, samenwerking, leren, sociale activiteiten en herstellen. Dit moet samengaan met:

• Ondersteuning voor een breed scala aan houdingen en privacy opties
• Ruimtes waar collega’s die op afstand werken de ervaring krijgen dat ze zich kunnen voelen en gedragen alsof ze ook in de ruimte aanwezig zijn.
• Ruimtes die helpen de teamleden aanwezig en gefocust te blijven.

“Door een werkplek te creëren die mensen, plaats en technologie samenbrengt kunnen organisaties hun medewerkers keuze en controle geven”.

Als mensen een slechte dag hebben met de benodigde technologie voor hun activiteiten hebben ze een slechte dag op het werk. Ze hebben allerlei apparaten en ruimtes nodig om informatie te delen. Ook willen ze gemakkelijk te gebruiken technologie die slim en verbonden is zodat hun ideeën hier probleemloos mee corresponderen. Overwegingen voor technologische oplossingen zijn onder andere:

• Het verzamelen van gegevens zodat organisaties kunnen begrijpen wat voor ruimtes hun mensen het best ondersteunen en zodat die organisaties de werkplekken op basis daarvan aanpassen
• Mensen toegang geven tot gegevens zodat zij hun collega’s en kamers snel kunnen vinden
• Het aanbieden van ruimtes die zo zijn ontworpen dat de plaats helpt om de technologie effectiever te gebruiken en dat de technologie de plaats beter maakt

Door een werkplek te creëren die mensen, plaats en technologie samenbrengt kunnen organisaties hun medewerkers keuze en controle geven over waar en hoe ze werken – iets wat direct samenhangt met een hoge mate van betrokkenheid en tevredenheid op de werkplek. Door mensen centraal te stellen hoeft de kantoortuin geen bron van frustratie te zijn. Het kan een hulpmiddel zijn om mensen en teams te helpen floreren.