Leven en werken met schermtijd

Als je naar je agenda van vijf jaar geleden kijkt, welke verschillen zie je dan?

Voor de meesten van ons zijn er veel meer vergaderingen, daarnaast vinden er ook veel meer plaats – zo niet de meerderheid – via video. Hoeveel van jouw één-op-één interacties vinden plaats via een scherm in plaats van met een kop koffie? Velen van ons brengen veel meer tijd door met schermgebaseerde interacties en minder in persoon. Dit is waarschijnlijk de grootste verandering die werk beïnvloedt en zal verstrekkende gevolgen hebben voor menselijk gedrag en de werkplek. De verschuiving van persoonlijke naar schermgebaseerde interacties heeft het werkgedrag en normen op zijn kop gezet, wat op zijn beurt de organisatiecultuur beïnvloedt. De impact op het welzijn van werknemers en hun werkprestaties is merkbaar en niet te onderschatten.

Hoe groot is deze verandering?

Mensen spenderen nu meer tijd in virtuele samenwerkingssessies dan in volledig face-to-face interacties, volgens onderzoek van Steelcase WorkSpace Futures. De verschuiving naar schermgebaseerde interacties leek geleidelijk te gebeuren – Toen ineens in één keer. Het kreeg momentum in 2010, aangedreven door de snelle adoptie van video-ondersteunde smartphones en bredere toegankelijkheid van videoconferentietechnologie. Toen platforms zoals Microsoft Teams en Zoom populair werden, konden mensen overal vergaderingen bijwonen. Maar het was de pandemie die de snelle adoptie en nieuwe normen stimuleerde – binnen vier jaar veranderde werkgedrag op ingrijpende en blijvende manieren.

Samenwerkingsplatforms maakten remote en hybride werken mogelijk, wat leidde tot een existentiële crisis voor het kantoor. Veel werkplekken werden spookachtig stil terwijl organisaties experimenteerden of worstelden met terugkeer-naar-kantoor- en hybride werkbeleid. Terwijl leiders steeds vaker consequenter kantoorwerk eisen, zien ze ook dat aanwezigheidspatronen zich op een manier stabiliseren waardoor het kantoor op sommige dagen levendig aanvoelt en op andere dagen leeg.

De normalisering van hybride werken heeft veranderd hoe, wanneer en waar mensen werken. Mensen hebben meer flexibiliteit om om te gaan met de eisen van werk en privéleven. Maar ze moeten meer vergaderingen jongleren over een langere periode en in grotere isolatie.

De meeste mensen blijven aan hun bureau en nemen virtueel deel aan vergaderingen in plaats van naar de vergaderruimte te gaan. Nieuwe gedragingen zijn ontstaan door de toename van schermgebaseerde interacties. De grootste verandering is waar mensen deelnemen aan vergaderingen – velen blijven geïsoleerd aan hun bureau of concurreren om privéruimtes.

Meer vergaderingen vinden plaats op een scherm dan in persoon.

Mensen kiezen gemak boven verbinding.

Gebruiksvriendelijke, meer eerlijk verdeelde samenwerkingsruimtes, reserveringssystemen voor vergaderruimtes en een kleine tijdsbuffer tussen vergaderingen kunnen mensen aanmoedigen om samen te komen. Maar op dit moment verlaten mensen hun bureau niet. De belangrijkste reden is simpelweg dat het makkelijker is om te blijven zitten.

Topredenen waarom mensen videogesprekken voeren vanaf hun bureau

Gemakkelijker om verbinding te maken zonder mijn eigen werkplek te verlaten
Gebrek aan tijd om tussen vergaderingen te verplaatsen
Betere en eerlijkere ervaring voor alle deelnemers
Vergaderruimte is niet van tevoren geboekt

Het aantal vergaderingen is over het algemeen toegenomen.

Onderzoekers van Microsoft ontdekten een nieuw werkpatroon dat ze “de driedubbele piekdag” noemden, waarin werknemers niet alleen het meest actief zijn vóór en na de lunch, maar ook vlak voor het slapengaan.

42% meer chats worden nu 's avonds verzonden door de gemiddelde Microsoft Teams-gebruiker.

Nieuwe werkpatronen vragen om nieuwe ruimtes

Dit opkomende gedrag waarbij mensen videogesprekken voeren vanaf hun bureau kan tijd besparen, maar het kan ook problematisch zijn voor prestaties en het welzijn van werknemers. Onderzoekers van Microsoft ontdekten dat mensen tijdens minimaal 30% van de externe vergaderingen hun e-mail checken. Andere gegevens suggereren dat dit bijna continu gebeurt – wat erop wijst dat mensen niet volledig betrokken zijn of niet goed opletten tijdens virtuele vergaderingen. Bovendien kunnen mensen die videogesprekken voeren vanaf hun bureau storend zijn voor nabijgelegen collega’s.

De meerderheid geeft aan dat ze liever op kantoor zijn voor samenwerking (co-creatie, ideeënvorming) en vergaderingen (informatie delen, besluitvorming), volgens onderzoek van Steelcase. Maar als ze hun bureau niet verlaten om in groepsverband te werken, missen zowel zij als de organisatie de voordelen van persoonlijk contact. Onderzoek toont aan dat minder frequente sociale interactie kan leiden tot angst, depressie en eenzaamheid.

Werknemers willen een betere ervaring op het werk

Onderzoek van Steelcase heeft uitgewezen dat de belangrijkste zaken die werknemers wereldwijd willen, een reactie zijn op de dramatische toename van schermgebaseerd werk:

✔ Privacy
✔ Ruimtes die hun welzijn ondersteunen
✔ Ruimtes die virtuele samenwerking mogelijk maken
✔ Toegang tot voldoende stroomvoorziening

Veelbelovende gegevens uit de verkooppatronen van Steelcase tonen aan dat organisaties privacyoplossingen op kantoor verbeteren en de toegang tot stroomvoorziening in sociale en samenwerkingsruimtes vergroten. Maar werknemers geven aan dat er niet genoeg ruimtes zijn die effectieve virtuele samenwerking ondersteunen – ruimtes die zijn ontworpen met gebruiksvriendelijke technologie voor een optimale ervaring, zowel voor deelnemers in de ruimte als op afstand.

De verschuiving naar schermgebaseerde interacties is een belangrijke factor voor ontwerpers om te overwegen bij het aanpassen van kantooromgevingen. Het is een behoorlijke uitdaging om een gevoel van energie, collegialiteit en productiviteit te creëren op werkplekken waar mensen niet consequent aanwezig zijn of grotendeels op een scherm werken.