Workplace Analytics: Optimale werkplekken op basis van ieders inbreng; waar, hoe en wanneer werk je?

Zelf laten beslissen

Kortom,  zet de mens centraal in je organisatie en geef hem*) verantwoordelijkheid. Het is de hoogste tijd om de medewerker ‘choice and control’ te geven over hoe hij werkt, met wie hij werkt, wanneer hij werkt en waar hij werkt. Toch is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Want niet iedereen is hetzelfde. De een is introverter en heeft meer behoefte aan privacy, de ander is extraverter of nog onwennig of onzeker en wil graag regelmatig ontmoeten.

Daar komt nog bij dat een medewerker ’s morgens andere werkplek behoeften kan hebben dan ’s middags, afhankelijk van wat voor soort werkzaamheden gedaan moeten worden. En dit kan dagelijks veranderen. Dat vraagt dus om een grondige inventarisatie om inzicht te krijgen in hoe mensen werken, waar ze zich prettig bij voelen en hoe ze verwachten dat zaken in de toekomst zullen worden. En het vraagt om flexibiliteit.

Op feiten gebaseerd

Harro Hoencamp, één van de twee oprichters van OCS+, vertelt graag hoe hij dit stapsgewijs aanpakt:

1. Iedereen binnen de organisatie erbij betrekken, door middel van een digitaal onderzoek;
2. Een gedegen analyse (laten) maken van de uitkomsten van dit onderzoek door een huisvestingsexpert;
3. Een Workplace Consultant met deze gegevens een optimaal inrichtingsconcept laten creëren.

Hoencamp zegt daarover verder: “Met behulp van Workplace Analytics, een digitale vorm van werkplek- en werkvormanalyse, kan bij iedereen binnen de organisatie worden geïnven­ta­ri­seerd en geanalyseerd wat de werkplek- en werkvormbehoeften zijn. Die brede betrokkenheid zorgt voor optimale engagement.

Omdat dit onderzoek, volledig anoniem en dus AVG-proof is en in ca. 15 minuten ingevuld kan worden, is gemiddeld 70% van de medewerkers bereid mee te doen. Dan wordt het dus geen top-down huisvestings­plan, maar breed gedragen, factbased input.”

Slim analyseren

De resultaten worden in één dashboard zichtbaar; de complexiteit, de prioriteit die aan de activiteit gegeven wordt, hoe er wordt samengewerkt, de cultuur en nog veel meer. Dit alles bij elkaar levert een ‘kit of parts’ op, een gereedschapskist met allerlei werkvormen en hardware (ook wel applicaties en settings genoemd) waarvan de medewerkers hebben aangegeven dat ze die nodig hebben om beter te functioneren.

Met die input kan een ervaren interieurarchitect een perfect passend huisvestingsplan maken.

Een voortreffelijk geheel

“Vergelijk de kit of parts met een volle boodschappentas” vervolgt Hoencamp. “Om alle ingrediënten tot een voortreffelijk diner te maken, heb je een goede chef-kok nodig. Als je het over laat aan de gemiddelde hobbykok wordt je honger ook gestild, maar krijg je niet wat je eigenlijk nodig hebt. Zo is het ook met de afzonderlijke applicaties en settings die tot een kantoorinrichting moeten worden gecreëerd door een Workplace Consultant en gaan zorgen voor betere wellbeing en blije medewerkers.

Immers, het is meer dan slechts de onderdelen op een plek in het gebouw of de verdieping plaatsen. Er komt ook nog zoiets bij kijken als de gewenste cultuur van een organisatie, of de uitstraling naar medewerkers en klanten. Die moet je meenemen om de ‘ingrediënten tot een voortreffelijk geheel te smeden.”

Continu aanpassen

“Ik ga nog een stap verder” zegt Hoencamp. “Verandering is een constante. Mensen zijn prima in staat om zich aan te passen aan die veranderingen. Werkplekken moeten dus ook flexibel zijn en aangepast kunnen worden. Ook is het soms nodig dat bepaalde karakteristieken in de bestaande bedrijfscultuur worden doorbroken om betere resultaten te kunnen halen.

Een andere inrichting van de werkplek kan zo’n verandering in gang zetten. Workplace Analytics, een digitaal onderzoek met je medewerkers is dan ook een uitstekende tool om medewerkers te betrekken bij de ontwikkeling van een flexibele en accurate huisvestingsstrategie.”

*) overal waar hem/hij staat, kan ook haar/zij gelezen worden