Zakelijke transformatie versus de werkomgeving

Bedrijven die bedrijfstransformatie doorvoeren doen grote investeringen. Zowel in de tijd van hun eigen medewerkers als in het inschakelen van consultants, dus elke vertraging brengt kosten met zich mee. Grote hybride teams moeten opties verkennen, snel beslissingen nemen en oplossingen in hoog tempo implementeren. Maar als hun technologie omslachtig is, ruimtes moeilijk te navigeren zijn of de twee niet goed geïntegreerd zijn, is dat niet alleen frustrerend, maar verspilt het ook tijd en geld.

Hoewel samenwerking is veranderd, zijn de meeste werkruimtes dat niet. Vaste meubels en slechte zichtlijnen maken het moeilijker om iedereen te zien en horen. Beperkte tafelcapaciteit en een gebrek aan co-creatietools verminderen de betrokkenheid. Verouderde technologie, het ontbreken van video of het gebrek aan een manier om ruimtes of bureaus te reserveren, maken het moeilijk om snel een vergadering op te starten. Medewerkers hebben tegenwoordig hogere verwachtingen – ze willen technologie die direct beschikbaar is, eenvoudig te gebruiken voor samenwerking en consistent werkt in verschillende ruimtes.

Gebruiksvriendelijke samenwerkingsruimtes

Wanneer elke minuut telt – of het nu gaat om een interactie, een vergadering of gefocuste werktijd – moeten ruimtes het werk ondersteunen, niet als een barrière fungeren. Steelcase werkt al jaren samen met toonaangevende IT-partners zoals Microsoft, Logitech, Crestron en Zoom om betere ruimtes te creëren voor verspreid werk.

Deze samenwerking heeft geleid tot een nieuwe prototype teamruimte in het Steelcase Global Business Center in Grand Rapids, Michigan. Hier worden slimme technologie en speciaal ontworpen meubels gecombineerd om een hoogpresterende ruimte te creëren waarin medewerkers van Steelcase samenwerken met IBM en andere partners, waaronder PwC en KPMG, aan een reeks grote bedrijfstransformatieprojecten.

“We hebben samengewerkt met toonaangevende organisaties aan complexe projecten als deze over de hele wereld,” zegt Desrocher. “Het maakt zo’n verschil wanneer wordt nagedacht over hoe we werken en hoe de ruimtes die we gebruiken deel uitmaken van het programma. Wanneer we op locatie zijn, gebruiken we onze tijd effectiever. Degenen die op afstand werken, kunnen beter deelnemen, zodat niemand buitengesloten wordt of achterblijft.”

Steve Miller, CIO van Steelcase, zegt dat de ruimte een aantrekkingskracht heeft gekregen, waardoor mensen naar kantoor komen om beter te werken dan ze thuis zouden kunnen. “Alles is zeer bewust ontworpen. “Mensen besteden minder tijd aan het worstelen met technologie en ervaren echte voldoening in het samen boeken van vooruitgang,” zegt Miller.

Bij het ontwerpen van de hybride werkomgeving baseerden ontwerpers zich op ervaringen en omgevingen die mensen al intuïtief en eenvoudig vinden. Navigatie is duidelijk, mensen weten waar ze informatie kunnen vinden, kunnen inchecken, verbinding maken met wifi en ontdekken waar ze kleine momenten van voldoening kunnen ervaren – zoals een simpel inchecksysteem wanneer het laat op de avond is. Momenten van voldoening op kantoor komen in veel vormen. Gebruiksgemak, zoals met één druk op de knop een vergadering starten, is vooral belangrijk wanneer partners regelmatig komen en gaan.

Ontwerpers richten zich op hoe een nieuwe omgeving individuen en teams kan helpen sneller vooruitgang te boeken.

Voor individuen: Een digitale kaart bij de ingang en een reserveringssysteem voor ruimtes en bureaus zorgen ervoor dat mensen altijd weten welke ruimtes beschikbaar zijn, er eenvoudig een kunnen boeken en hun weg kunnen vinden.

Microsoft Teams Rooms met Logitech One-Touch Join stellen mensen in staat om een ruimte binnen te lopen en onmiddellijk te starten.

De lay-out van de ruimte zorgt ervoor dat mensen snel kunnen schakelen tussen individueel werk, werk in duo’s en teamwerk.

Voor teams: Nieuwe ruimtelay-outs met gelaagde zitplaatsen en ronde of gebogen tafels laten mensen zien waar ze moeten zitten, zodat iedereen – in persoon of op afstand – elkaar kan zien en horen.

Logitech-camera’s met intelligente multi-participant framing geven iedereen een eigen virtuele aanwezigheid. De Logitech Scribe-camera is vooral waardevol tijdens vergaderingen omdat deze naadloos samenwerkt met Microsoft Teams Rooms, zodat externe teamleden whiteboardinhoud kunnen zien. Een teamlid zei: “Je verwacht niet dat het zo eenvoudig is.”

De Microsoft Surface Hub kan schakelen tussen landschap en portret voor een dynamischere manier van samenwerken.

“We hebben ons altijd gericht op het ontwerpen van intuïtieve technologie,” zegt Sudeep Trivedi, hoofd Video Collaboration Alliances en Go-To-Market bij Logitech. “Maar door samen te werken met Steelcase en andere partners om na te denken over hoe de hele ruimte samenwerkt met de hardware en software, kunnen we meer persoonlijke ervaringen creëren, ongeacht aan welke kant van de camera je zit.”

Ontwerp beter ontworpen werkruimtes voor bedrijfstransformatie

Steelcase-ontwerpers werkten samen met technologieleiders van Microsoft, Logitech en Crestron en ontdekten zeven essentiële inzichten voor het ontwerpen van teamruimtes die bedrijfstransformatie ondersteunen:

• Ontwerp ruimte, meubels en technologie als één geheel: Zorg ervoor dat de gebruikte technologie optimaal aansluit op de ruimte om directe visuele en inhoudelijke verbindingen te creëren.
• Creëer flexibele werkruimtes: Maak het eenvoudig om te schakelen tussen individueel werk en samenwerking zonder de workflow te verstoren.
• Integreer participatie en beleid: Bijvoorbeeld: video-oproepen in open ruimtes zijn toegestaan als verbale interactie minimaal is (koptelefoons verplicht).
• Stimuleer spontane interacties: Zorg voor huddle rooms voor snelle brainstormsessies en informatie-uitwisseling.
• Toon informatie op een vaste plek: Zorg voor mobiele whiteboards om ideeën eenvoudig mee te nemen.
• Moedig co-locatie aan: Maak ongeplande, boekbare ruimtes beschikbaar voor gastmedewerkers en multidisciplinaire teams.
• Creëer zowel formele als informele vergaderruimtes: Bied open vergaderruimtes en sociale cafézones voor flexibel gebruik.

Bedrijfstransformatieprojecten duren niet eeuwig, maar ontwerpers hebben ervoor gezorgd dat de ruimtes klaar zijn voor wat komen gaat. Voortdurende metingen en feedback dragen bij aan continue verbeteringen om teams te ondersteunen naarmate technologie of projectbehoeften veranderen. “Deze ruimtes kunnen zich eenvoudig aanpassen omdat ze zijn ontworpen om technologie en de fysieke omgeving naadloos te integreren. De meeste samenwerkingen vereisen dat soort doelgerichtheid,” zegt Jenny Carroll, principal designer bij Steelcase.